W firmie BDO potrafi być „niewidoczne”, dopóki wszystko idzie bez zgrzytów. Problem pojawia się, gdy nie ma rejestru i temat rozmywa się między działami. Wtedy BDO wraca jako kryzys organizacyjny. Dlatego obsługa ma sens tylko wtedy, gdy jest rutyną, a nie działaniem „od przypadku do przypadku”.
Najpierw trzeba zdecydować, kto jest osobą odpowiedzialną. Bez tego nie ma odpowiedzialności. w kolejnym kroku ustala się źródła danych, a na końcu rytm kontroli. To proste, ale działa, bo eliminuje rozproszenie.
Właściciel procesu i źródła danych
„Wspólny obowiązek” w praktyce bywa odkładanym. Dlatego najlepszy model to jedna osoba odpowiedzialna. Źródła danych mogą być różne, ale powinny być powtarzalne. Na początku określa się, kto dostarcza dane, w kolejnym kroku kto je weryfikuje, na domknięcie kto zatwierdza porządek. Taki układ jest odporny na zastępstwa.
Prosty rytm: zbierz → sprawdź → odłóż → skontroluj
Dobrze działa rytm, który nie jest przesadzony: jedno miejsce dokumentów. Najpierw zbiera się informacje, następnie sprawdza spójność, finalnie odkłada dokumenty w jedno miejsce i robi kontrolę terminów. Dzięki temu firma nie działa „na pamięć”, tylko na procedurze.
Jeżeli dokumenty są w kilku miejscach, ryzyko rośnie: ktoś użyje starej wersji. Jedno źródło prawdy ogranicza pomyłki. To jest często ważniejsze niż „idealna teoria”, bo w firmie liczy się praktyka.
Dlaczego przegląd jest lepszy niż „naprawa po fakcie”
Proces ma działać w czasie, więc musi uwzględniać zmiany: nowe usługi. Na początku identyfikuje się zmianę, w kolejnym kroku ocenia wpływ na porządek, finalnie aktualizuje rejestr i checklistę. Dzięki temu firma nie wchodzi w tryb panicznym, tylko działa kontrolowanie.
W praktyce organizacyjnej najwięcej sensu ma bdo rejestracja, gdy celem jest zbudowanie rutyny oraz gdy ważne są role.
Najczęstsze powody problemów w obsłudze BDO
Proces sypie się zwykle przez: (1) „wspólną odpowiedzialność”, (2) brak miejsca dokumentów, (3) zmiany bez aktualizacji. Każdy z tych problemów rozwiązuje rutyna, która jest do utrzymania.
Uwaga porządkowa: tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej analizy obowiązków.
+Artykuł Sponsorowany+